Việc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc trong thời đại công nghệ số đã trở thành xu thế tất yếu, góp phần quan trọng trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một trong những giải pháp tự động hóa quy trình quản lý hữu hiệu nhất hiện nay đó chính là RPA. Và để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp này, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây!

Tự động hóa quy trình là xu thế của thời đại công nghệ 4.0

Khái niệm về tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình là một chuỗi các hành động diễn ra tự động, tạo ra sự xuyên suốt trong quá trình quản lý, kinh doanh của công việc. Từ đó đảm bảo mọi luồn công việc đều diễn ra một cách thuận lợi, trôi chảy. Đây được xem là bước tiến hoàn toàn mới của công nghệ, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình quản lý và điều hành.

RPA là viết tắt của từ Robotic Process Automation, hiểu đơn giản là một con Robot xử lý công việc tự động trên máy tính. Quy trình tự động hóa RPA là công nghệ mới nổi gần đây dựa trên robot software và AI.

RPA có thể làm việc với các phần mềm khác như Excel, phần mềm kế toán, ngân hàng… RPA ứng dụng trí thông minh để thực hiện lượng công việc lớn, lặp lại theo chu kỳ. Điển hình như: Nhập liệu, tạo đơn hàng, cấp quyền truy cập; các công việc đòi hỏi sự liên tục giao tiếp với nhiều hệ thống khác nhau.

RPA – Giải pháp đột phá trong việc quản lý doanh nghiệp

Tính năng nổi bật của Robotic Process Automation

• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác và sử dụng. Thiết kế quy trình tự động hóa phù hợp cả với những cá nhân không có kiến thức lập trình.
• RPA được tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ người dùng như: thiết kế quy trình – lập lịch giám sát, theo dõi – thực thi quy trình được thiết lập.
• Có thể quản lý từ xa nhiều bot trong cùng một thời điểm, theo dõi theo thời gian thực hiện.
• Độ bảo mật cao, có thể để ẩn trong PC giúp người dùng vừa có thể làm việc, vừa chạy bot đồng thời.
• Người dùng có thể tương tác, trang đổi với nhau thông qua chatbot.
• Kết hợp với một số giải pháp số hóa khác như: xác minh hóa đơn điện tử, nhận diện văn bản điện tử, hỗ trợ AI thu thập và phân tích dữ liệu…

Tự động hóa quy trình làm việc bằng Robot giúp tối ưu năng suất lao động

Ứng dụng của giải pháp tự động hoá quy trình RPA trong từng lĩnh vực cụ thể

• Human Resources (HR): Giúp quản trị nhân sự tự động hóa các quy trình tuyển dụng, trả lương, yêu cầu đào tạo, xử lý đơn xin việc, nghỉ việc và thai sản,…
• Sản xuất & phân phối dược phẩm: Kiểm soát chất lượng trong hoạt động kiểm tra nguyên liệu, sản xuất thuốc, đóng gói, kiểm tra sản phẩm sau sản xuất và chuẩn bị xuất xưởng.
• Dịch vụ: Quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng, quy trình xử lý khiếu nại,…
• Du lịch: Quản lý các chuyến bay, đặt phòng khách sạn, chuyến tham quan và đặt chỗ thuê ô tô của khách hàng cho đại lý du lịch.
• Sức khỏe: Tự động hóa quản lý việc nhận đơn thuốc từ bác sĩ thông qua quá trình lấy thuốc và đến tay bệnh nhân.
• Công nghệ thông tin: Chỉ định cách giải quyết cho từng loại vấn đề phần mềm/ phần cứng cụ thể mà nhân viên gọi đến.
• Các CIO tập đoàn: Tổng hợp dữ liệu thông tin, báo cáo từ nhiều nguồn hàng ngày, hàng tuần..
• Ngân hàng, tổ chức tài chính: Hợp nhất hệ thống quản lý dữ liệu nhiều hệ thống quản lý dữ liệu. Đơn giản hóa yêu cầu xử lý lượng thông tin liên tục và lặp đi lặp lại…
• Các bộ phận sắm, cung ứng, chăm sóc khách hàng: Giải quyết công việc, báo cáo trên nền Office lặp đi lặp lại, theo một quy tắc nhất định trên phần mềm.

Tự động hóa RPA là bước đột phá trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Giải pháp RPA mang đến nhiều lợi ích vượt trội

Tiết kiệm thời gian, chi phí

• Người dùng có thể gửi mail, cập nhật báo cáo, thao tác toàn bộ tác vụ ngay trên phần mềm. Theo đó, bạn có thể thực hiện các bước tiếp theo hoặc quay lại dễ dàng. Tiết kiệm tối đa thời gian, cải thiện được hiệu suất làm việc.
• Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ để chuyển tiếp cho cá nhân khác, toàn bộ tác vụ đều được tự động hóa trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp dễ dàng hoặc quay lại chỉ với 1 cú click. Tiết kiệm thời gian cho các hoạt động thủ công, cải thiện hiệu suất làm việc

Linh hoạt, cải thiện năng suất 

• Phần mềm quản lý RPA đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài nhưng vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách, không gian.
• Thay vì lập nhiều nhóm chat, tạo nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong một hệ thống trên phần mềm. Dễ dàng phân bổ, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc từng cá nhân, phòng ban trên một giao diện duy nhất.

Đảm bảo độ chính xác cao

• Một doanh nghiệp hoạt động không thể tránh khỏi sai sót là điều. Thế nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều hoàn toàn có thể làm được.
• Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận thấy được vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời, đó cũng là bài học để không xảy ra lỗi sai tương tự.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

• Khi áp dụng công cụ tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc được phân công…
• Nhân viên sẽ không thể đưa ra lý do “không nhận được email” hay “không đọc email” để rũ bỏ trách nhiệm đối với công việc được lãnh đạo giao phó. Vì chỉ cần nhìn vào quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì, tiến độ công việc trong từng giai đoạn.

Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt

• Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm RPA giúp các Giám đốc dễ dàng hơn trong việc quản lý công ty. Đặc biệt là tránh nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.
• Nếu việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng, sao lưu ra nhiều máy tính khác nhau gây mất thời gian, tốt kém thì việc quản lý bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này. Bởi mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại khác,…

Robot sẵn sàng tiếp sức con người trong kỷ nguyên mới